Zoals jullie weten is het sinds 1 januari 2020 voor Vlaamse overheden en lokale besturen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik in hun eigen werking enerzijds en tijdens door hen georganiseerde evenementen. Vanaf heden is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik.
Opstart raamovereenkomst met eind februari 2023 als einddatum
Gezien de enorme milieu impact die de overstap naar herbruikbaar cateringmateriaal heeft, was het voor IGEAN belangrijk om haar besturen te ondersteunen en nam IGEAN in 2020 het initiatief om 2 overheidsopdrachten uit te schrijven:
- Aankoop van herbruikbare bekers en wasunits
- Huur van herbruikbare bekers inclusief ontzorgingscyclus
Voor de huur van de herbruikbare bekers inclusief ontzorgingscyclus (industriële reiniging van de bekers) werd het raamcontract toegewezen aan Durapack, ook gekend onder de naam Goodless. Dit raamcontract liep af op 28.02.2023.
Ongunstige evaluatie doet aanpak bijsturen
Ter evaluatie werd aan de gemeenten een mailing gestuurd om te informeren wie van de raamovereenkomst gebruik heeft gemaakt en wat de ervaringen waren met de leverancier.
- Slechts 6 gemeenten gaven aan dat ze gebruik maakten van deze raamovereenkomst.
- Van de 6 gemeenten gaven 5 aan dat de samenwerking met Durapack niet vlot was verlopen.
- Elementen die hierbij aan bod kwamen waren o.m. de volgende: hoge transportkosten gelet op de ligging van de magazijnen, moeilijke communicatie, onduidelijkheid over ‘verloren’ bekers, verbod om de bekers zelf tussentijds te spoelen waardoor er zeer veel bekers moeten gehuurd worden.
Gezien de geringe interesse en de beperkte tevredenheid heeft de Raad van bestuur op 15.02.2023 het voorstel goedgekeurd om de raamovereenkomst niet te vernieuwen maar te kiezen voor een alternatieve werkwijze.
Gewijzigde aanpak
Het aanbod van IGEAN blijft gericht op de huur van herbruikbare bekers en ander cateringmateriaal bij private leveranciers.
De alternatieve werkwijze houdt in dat IGEAN een pakket met werkdocumenten ter beschikking stelt van de gemeenten. IGEAN ondersteunt de gemeenten op deze manier maximaal in het organiseren van een gerichte prijsvraag (opdracht met beperkte waarde tot max. 30.000 euro excl. btw) die de lokale besturen zelf uitsturen voor de huur van herbruikbare bekers en ander cateringmateriaal en dit in functie van het specifieke, lokale evenement.
IGEAN bereidt hiervoor diverse werkdocumenten voor:
- een stappenplan incl. lijst met mogelijke aanbieders
- een kort bestek met technische bepalingen
- een planningsdocument incl. een checklist evenement en prijzenborderel
- een standaardmail om de prijsvraag uit te sturen naar leveranciers
- een standaardbeslissing college van burgemeester en schepenen voor de goedkeuring van de keuze van leverancier
- een standaardmail om de bestelling te bevestigen aan de gekozen leverancier.
Ondanks dat de focus van dit pakket op de huur van herbruikbare bekers en catering materiaal ligt, willen we ook graag verwijzen naar een aantal andere elementen die belangrijk zijn bij de organisatie van jullie evenement. Hierbij denken we aan het waarborgsysteem, afwassysteem, … e.d.. Het is belangrijk hier voorafgaand bij stil te staan en een sluitende aanpak hiervoor vast te leggen.
Meer informatie
- Voor extra info hierover verwijzen we graag door naar de website van OVAM waarop heel veel interessante informatie te vinden is https://ovam.vlaanderen.be/aan-de-slag-met-de-wetgeving-cateringmateriaal
- Eind februari hebben we bovenstaande documenten uitgestuurd. Heb je ze nog niet ontvangen? Neem dan contact op met Nathalie De Roeck via innovatie@igean.be.
